การจัดเก็บเอกสารและบันทึกตามมาตรฐาน ISO
การจัดการเอกสารและบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพเป็นหัวใจสำคัญของระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างปลอดภัย เชื่อถือได้ และสอดคล้องกับข้อกำหนดต่างๆ
การกำหนดระยะเวลาจัดเก็บบันทึกเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ องค์กรต้องพิจารณาจากปัจจัยหลายด้าน ได้แก่
- ข้อกำหนดทางกฎหมาย เช่น บันทึกทางด้านบัญชีและภาษีต้องจัดเก็บอย่างน้อย 5-7 ปี
- ความจำเป็นทางธุรกิจ เช่น บันทึกการฝึกอบรมพนักงานควรจัดเก็บตลอดอายุการจ้างงาน
- อายุการใช้งานของผลิตภัณฑ์ เช่น บันทึกการออกแบบและการผลิตผลิตภัณฑ์ควรจัดเก็บอย่างน้อยเท่ากับอายุการใช้งาน
เมื่อครบกำหนดระยะเวลาแล้ว บันทึกเหล่านั้นจะต้องถูกทำลายหรือกำจัดอย่างถูกวิธี
การทำลายเอกสารและบันทึกต้องดำเนินการอย่างระมัดระวัง โดยมีการกำหนดวิธีการที่แตกต่างกันตามประเภทของเอกสารหรือข้อมูล เช่น
- สำหรับเอกสารกระดาษที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ควรใช้เครื่องย่อยเอกสารแบบตัดละเอียด
- สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลลับสูงสุด เช่น ข้อมูลทางการเงิน อาจจำเป็นต้องเผาทำลาย
- สำหรับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ต้องใช้ซอฟต์แวร์ลบข้อมูลถาวรและทำลายสื่อบันทึกข้อมูลด้วยการทุบ
- จัดประเภทเอกสารตามระดับความสำคัญของข้อมูล
- กำหนดวิธีการทำลายที่เหมาะสมสำหรับแต่ละประเภท
- จัดทำบันทึกการทำลาย เก็บรักษาบันทึกเพื่อการตรวจสอบ
การบริหารจัดการระยะเวลาจัดเก็บบันทึกและกระบวนการทำลายเอกสารอย่างถูกวิธีจะช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการควบคุมเอกสารของ ISO ได้อย่างครบถ้วน ส่งผลให้สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลข้อมูล และมีความน่าเชื่อถือสูงสุด
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเอกสารและบันทึกตามมาตรฐาน ISO โปรแกรม iDoxcons เป็นคำตอบที่คุณกำลังมองหา
iDoxcons เป็นโปรแกรมจัดการเอกสารแบบดิจิทัลที่ช่วยให้คุณสามารถควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การสร้าง การกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ ไปจนถึงการทำลายเมื่อหมดอายุการจัดเก็บ
คุณสามารถส่งคำขออนุมัติทำลายเอกสารผ่านระบบไปยังผู้มีอำนาจได้โดยตรง เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบจะจัดเก็บคำขอในฐานข้อมูลกลายเป็นแบบฟอร์มบันทึกการทำลายเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างง่ายดาย
การใช้งาน iDoxcons จะช่วยให้องค์กรของคุณจัดการเอกสารและบันทึกได้อย่างมีระบบ เป็นไปตามมาตรฐาน ISO สร้างความน่าเชื่อถือ และลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลด้วยระบบการรักษาความปลอดภัยจาก AWS Cloud TierIII ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001:2022
ทดลองฟังก์ชันการทำงานของโปรแกรม iDoxcons คลิกเลย
